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Optimierung von Patiententransporten im Krankenhaus

Ergebnisbericht über den Einsatz der Transportlogistik-Software SyncroTESS im Universitätsklinikum Aachen, veröffentlicht im
E-HEALTH-COM 06/2010

Text Jens Schall

Seit August 2009 setzt das Universitätsklinikum Aachen die Transportlogistik-Software SyncroTESS ein. Zurzeit werden montags bis freitags bis zu 650 Transportaufträge vom System verarbeitet, am Wochenende bis zu 250. Es handelt sich dabei um Patiententransporte im Bereich der Allgemeinstationen sowie Proben- und Blutprodukttransporte für die Intensiv- und Intermediate-Care-Stationen. Zur Erledigung dieser Aufträge sind in Spitzenzeiten circa 13 bis 15 Transportmitarbeiter im Einsatz.

Die Stationen rufen über das Krankenhausinformationssystem (medico Fa. Siemens AG) eine webbasierte Anwendung auf, in der Aufträge eingegeben und deren Status verfolgt werden kann. Das System empfängt über einen HL7-Schnittstelle Patientendaten vom Krankenhausinformationssystem, so können Transportaufträge über ein Auswahlfeld mit einem Patientennamen verbunden werden. Die Transportaufträge werden an die Einsatzsteuerung des System weitergeleitet. Zur Optimierung der Auftragserledigung berücksichtigt das System bei der Auftragsanweisung an die Transportmitarbeiter deren Standort und Einsatzstatus sowie die Topologie des Gebäudes. Das System kennt also die Streckenlänge zwischen den einzelnen Organisationseinheiten und kann dadurch die voraussichtliche Transportdauer berechnen und die Leerstrecken auf ein Minimum reduzieren. Auftragskombinationen (zum Beispiel Patiententransport und Probentransport) sind parametrierbar und steigern ebenfalls die Effizienz.
Die Mitarbeiter des Krankentransportdienstes sind mit DECT-Telefonen ausgestattet und über diese im System angemeldet. Angewiesene Aufträge werden dem Mitarbeiter als Textnachricht im DECT-Telefon angezeigt, Rückmeldungen an das System wie „Auftrag erledigt“, „storniert“ oder „verschieben“ kann der Mitarbeiter über Kurzwahltasten geben. Anhand der Rückmeldungen des Mitarbeiters zu einem Auftrag wird der aktuelle Standort ermittelt, eine aktive Ortung findet nicht statt. Die Kommunikation zwischen dem Transportsystem-Server und der DECT-Telefonanlage läuft über einen Alarmserver, der einerseits die Textnachrichten vom Transportsystem an die Telefonanlage und andererseits die Rückmeldungen aus der Telefonanlage an das Transportsystem übermittelt. Beide Komponenten – DECT-Telefonanlage und Alarmserver – sind bereits vor der Installation des Logistiksystems im Haus vorhanden und eine Anbindung problemlos möglich gewesen. In der Zentrale des Krankentransportdienstes haben die Mitarbeiter Zugriff auf die Dispositionssoftware des Systems. Da das Transportsystem die Aufträge selbstständig empfängt und anweist ist eine manuelle Disposition nicht nötig. Die Erfahrung im Produktionsbetrieb hat gezeigt, dass es sich dennoch empfiehlt, in der Hauptauftragszeit einen telefonischen Ansprechpartner einzurichten. Dieser gibt Stationen und Transportmitarbeitern Auskunft zu Aufträgen und den Serviceleistungen des Transportdienstes.
Neben den Stationen als Auftraggeber haben auch Funktionsbereiche Zugriff auf das Transportsystem. Diese können Rücktransporte von Patienten nach einer Untersuchung oder Behandlung beauftragen. So können Wartezeiten von Patienten erheblich gesenkt werden, da der Auftrag ohne Verzögerung durch Telefonate mit der Station des Patienten disponibel wird. Eine weitere Möglichkeit der Zeiteinsparung an Tagen mit einer hohen Termindichte eines Patienten ist die Verkettung von Folgeaufträgen. So wird ein Patient beispielsweise nacheinander von einer Untersuchung zur nächsten gebracht, erst danach wieder auf seine Station.

Benefit der Lösung im Echtbetrieb

Nach der Einführung des Patiententransport-Logistiksystems hat sich herausgestellt, dass neben der Einführung einer IT-Lösung die organisatorischen Abläufe auf den Stationen und den Funktionsbereichen angepasst werden müssen. Ad-hoc-Aufträge mit einer Erledigungsfrist von einer halben Stunde stellen für ein Logistiksystem im Hinblick auf die Einhaltung der Termintreue eine hohe Herausforderung dar. So kann es in Stoßzeiten mit einem hohen Anteil von Ad-hoc-Aufträgen zu einer Verschlechterung der Termintreue kommen. Eine durchgehende Terminplanung der Funktionsbereiche kann dies vermeiden, das System unterstützt eine Eingabe von Ankunftsterminen von Transportaufträgen lange im Voraus und kann so frühzeitig Ressourcen zur Erledigung dieser Aufträge kalkulieren. Termine „auf Abruf“ sollten möglichst vermieden werden.
Im ersten Jahr des hausweiten Produktbetriebs sind am Universitätsklinikum Aachen
161 000 Aufträge über das System beauftragt, verarbeitet und durch Mitarbeiter des Transportdienstes erledigt worden. Eine termingerechte Erledigung der Aufträge ist in 95,7 Prozent aller Fälle erreicht worden. Bei einer durchschnittlichen Transportdauer von circa zwölf Minuten sind die Pflegekräfte der Stationen von Transporttätigkeiten in einer Dauer von insgesamt circa 32 160 Stunden entlastet worden, dabei sind die Kosten pro Transport um circa 15 Prozent gesenkt worden. Grundlage für diese Kalkulation sind die Personalkosten einer Pflegekraft im Vergleich zu den Personalkosten eines Transportmitarbeiters inklusive der Kosten für die benötigte IT-Infrastruktur währen einer durchschnittlichen Transportdauer.
Die Übernahme der OP-Transporte durch qualifiziertes Transportpersonal ist der nächste Projektschnitt. Das Logistiksystem wird sicherstellen, dass Transporte von Patienten vor und nach einer Operation nur durch entsprechend qualifizierte Mitarbeiter im Transportdienst durchgeführt werden, dazu sind bereits Rettungssanitäter und –Assistenten eingestellt worden. Entscheidend für den Erfolg ist dabei neben der Parametrierung des Systems eine klare Abstimmung der Abläufe und der Kommunikation zwischen Station und OP-Bereich. Die Umsetzung dieses Projektschnittes wird eine weitere deutliche Entlastung des Pflegepersonals bei gleichbleibend guter Versorgung der Patienten bringen.

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